ビジネスメールの書き方の基本は「件名で全て知らせる」こと

「ビジネスメールの書き方の基本を教えてください」と、個別コンサルで相談されました。

メールで大事なことは「件名で全て知らせる」ということです。これをやると、グッと分かりやすくなり、先に読んでもらえる率も高くなります。

ほとんどのメールは、件名がよく分かりません。誰からのメールなのか、どんな要件のメールなのか、ぱっと見で分かりません。朝イチの忙しい時間帯にメールチェックをする人は、そういうメールは後回しにします。誰からなのか、どんな要件なのか、分かるものからどんどん処理していきます。そうしないと、終わらないのです。

忙しい人になればなるほど、膨大な量のメールが届きます。一晩で何百件、何千件という人もいます。そんな人に最速で対応してもらう為には、件名で全て知らせるということが大事です。

やり方は簡単です。「〇〇の件/〇〇より」と、件名に書くだけです。たったこれだけで、誰からのメールか、どんな要件のメールか分かります。相手と要件が分かれば、対応するかしないかの「判断」がつきます。メールの処理速度が上がります。結果的に、メールを送った相手の、仕事の手助けをすることになるのです。

想像力のある人は、これが出来ます。相手の手を煩わせないように、一回のメールで短文で全て終わらせよう。それが相手の為にもなるし、返信も早くなるので、仕事のスピードも上がる。これがよく分かっているのです。

想像力の無い人は、件名もよく分からないし、冒頭に長い時候の挨拶があります。本文は更に長いです。相手の事情を考慮する気がありません。こういう人に限って「まだですか？」と、督促をします。それで余計に嫌われるのです。

個別コンサルの申し込みが入ったら「個別コンサルの件/笹野より」と、一通のメールを送ります。振込先、日時、確認事項、これら全てを一回でお伝えします。お客様は「了解です」と、返信すれば良いだけです。このようなやり方を徹底すると、仕事がスムーズに進みます。

あなたも今日から真似してみてください。抜群の効果を発揮するはずです。

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